1.4 Perlengkapan Surat

Perlengkapan surat yang harus disiapkan yaitu kertas surat dan amplop/sampul suratnya.
1.4.1 Kertas surat
     
Jenis kertas surat
Kegunaan
Kertas HVS (Hout Vnij Schrift)
Untuk mengetik surat yang asli
Kertas doorslag
Untuk tindasan/tembusan surat
Kertas union skin
Untuk membuat dan mengirim surat ke luar negeri
Kertas stensil
Untuk membuat surat dalam jumlah banyak yang diperbanyak dengan menggunakan kertas stensil.
Kertas buram
Untuk membuat konsep surat
Kertas duplikator
Untuk membuat surat dalam jumlah banyak
Kertas manila
Untuk membuat surat yang menggunakan tulis tangan (manual).

1.4.2 Sampul surat (amplop)
A. Sampul surat biasa.
     Sampul surat biasa adalah sampul surat yang tidak menggunakan lem/perekat, karena dianggap isi surat tidak rahasia dan tidak akan menyebabkan apa pun jika terbaca oleh orang lain.



B. Sampul surat berperekat
     Sampul surat berperekat adalah sampul surat yang diberi lem/perekat, sehingga apabila surat sudah dimasukkan ke dalamnya sampul dapat ditutup tanpa harus memberi lem/perekat lagi.

C. Sampul Keamanan (security)
     Sampul keamanan adalah sampul adalah sampul yang pada bagian penutupnya diberi lem/perekat dan diberi goresan-goresan sehingga saat sampul surat telah ditutup (direkat), jika dibuka kembali akan mengakibatkan sampul surat rusak.

D. Sampul surat berjendela
     Sampul surat berjendela adalah sampul surat yang dibuat berlubang bagian depannya, kemudian dilapisi kertas kaca/transparan. Tujuan dari sampul berjendela, yaitu :


  • tidak perlu membuat alamat luar karena sudah terlihat alamat dalam melalui jendela yang telah dibuat.
  • agar alamat surat tidak dapat diganti oleh pihak yang tidak berkepentingan.
E. Sampul surat berkancing dan bertali
     Sampul surat berkancing dan bertali adalah sampul surat yang diberi dua buah kancing atau satu kancing dan diberi tali pada bagian tutupnya.

   

 

G. Sampul surat berjepit dan berlubang
     Sampul berjepit dan berlubang adalah sampul yang diberi lubang pada bagian penutupnya dan penjepit bagian atas belakang, sehingga akan tertutup jika penjepitnya dimasukkan ke dalam lubang bagian tutup sampulnya. Jenis sampul ini digunakan untuk mengirim surat dan dokumen yang berukuran besar.

1.4.3 Lipatan Surat
A. Berdasarkan tradisi
    1. Lipatan Prancis pada mulanya dipakai orang Prancis, terutama oleh kalangan raja-raja. Hal ini sekarang dipakai di kalangan dunia usaha.
     2. Lipatan Baron banyak dipakai di Inggris. Kata Baron berasal dari gelar kebangsawanan di Inggris. Sekarang banyak dipakai untuk rapat dinas atau surat-surat yang memakai sampul panjang.

B. Berdasarkan lipatan teknis
     1. Lipatan Baku = standard fold.
       Model lipatan in, kita dapat melipat kertas surat jadi tiga bagian yang sama. Lipatan ini dapat dibuat sedemikian rupa sehingga ketika membuka surat kita dapat melihat bagian kepala dan alamat surat.       
     2. Lipatan akordion = accordion fold.
      Lipatan akordion merupakan bentuk lain atau variasi dari lipatan baku. Perbedaannya terletak pada ujung atas dan ujung bawah surat yang diletakkan pada bagian luar lipatan. Lipatan model ini lebih mudah dibuka.
  3. Lipatan baku rendah = low standard fold
     Lipatan ini sama dnegan lipatan baku. Perbedaannya terletak pada kertas bagian atas dilipat lebih kecil dengan tujuan untuk menampakkan bagian kepala surat.
  4. Lipatan akordion rendah = low accordion fold
     Lipatan ini pada dasarnya sama seperti akordion. Perbedannya terletak pada lipatan kertas bagian atas yang hanya dilipat setengahnya dari lipatan yang dibuat pada jenis akordion dengan tujuan untuk memisahkan bagian kepala surat dari tubuh surat.
   5. Lipatan ganda sejajar = parallel double fold
       Membuat lipatan ganda sejajar dengan cara melipat kertas menjadi dua bagian yang sama panjang.
   6. Lipatan tunggal = single fold
       Disebut dnegan lipatan tunggal karena kertas surat hanya dilipat satu kali. Lipatan semacam ini dibuat apabila kertas surat dalam ukuran kecil. Cara ini dpaat pula dibuat pada kertas ukuran folio atau kuarto, tetapi sampul suratnya berukuran besar. 
          


Dokumen-dokumen Kantor

A. Pengertian Dokumen
     Kata dokumen menurut bahasa Inggris berasal dari kata "document". Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, dokumen adalah "sesuatu yang tertulis  tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan". Sedangkan menurut kamus kepegawaian pengertian dokumen adalah sebagai berikut.
1. Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.
2. Segala benda ynag mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan.
Menurut ensiklopedia, dokumen berarti surat akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas.
Menurut Sri Endang, Dkk dalam Modul Melakukan Administrasi. Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

Dokumen mencakup segala macam benda yang dapat memberikan keterangan yang sangat penting, bagi kegiatan organisasi/instansi dalam melaksanakan tugasnya.

Dokumentasi adalah suatu kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.

B. Jenis-jenis Dokumen dan Penggolongannya
1. Menurut Jenisnya
a. Dokumen fisik. Dokumen fisik adalah dokumen yangmenyangkut materi ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan sebagainya. Dokumen jenis ini berupa berkas surat-surat.
b. Dokumen Intelektual. Dokumen intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada  tujuan, isi subyek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya.
2. Menurut Sifatnya
a. Dokumen Tekstual. Dokumen tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis. Misal : majalah, katalog, buku, surat kabar
b. Dokumen Nontekstual. Dokumen nontekstual adalah dokumen yang berisi beberapa teks. Misal peta, grafik, gambar, rekaman, monumen, dan sejenisnya.
3. Menurut Literaturnya
a. Dokumen Korporil. Dokumen korporil adalah dokumen yang mencakup materi tercetak, tidak tercetak, prasasti, manuskrip, dan benda seni yang disimpan di museum dan perpustakaan.
b. Dokumen Literatur/Literer. Dokumen Literatur/Literer adalah setiap bahan cetak dan noncetak ynag mengandung informasi atau keterangan tertentu yang berguna.
4.  Menurut Kepentingan dan Kekhususannya
a. Dokumen Pribadi. Dokumen pribadi adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perseorangan dan merupakan koleksi dokumen pribadi. Misal : Koleksi keramik, Tanda Pengenal seperti KTP, SIM, dan sebagainya.
b. Dokumen Ekonomi. Dokumen ekonomi adalah dokumen yang berisi informasi tentang perkembangan perekonomian suatu bangsa dan negara.Informasi dokumen ekonomi berhubungan dengan kebutuhan dan kemakmuran manusia. Misal : ekspor-impor, neraca perdagangan, inflasi dan sebagainya.
c. Dokumen sejarah. Dokumen sejarah adalah dokumen yang berisi informasi sejarah peradaban dan kebudayaan suatu bangsa. Misal : Fosil-fosil manusia purba, naskah-naskah kuno, piagam jakarta dan sebagainya.
d. Dokumen Kedokteran. Dokumen kedokteran adalah dokumen yang berisi informasi tentang perkembangan ilmu kedokteran. Misal : dokumen ilmu bedah, dokumen obat-obatan, dokumen macam-macam penyakit dan sebagainya.
e. Dokumen Pemerintah. Dokumen pemerintah adalah dokumen yang berisi informasi tentang ketatanegaraan suatu pemerintahan. Misal : Peraturan-peraturan, perundang-undangan.
5. Menurut Dokumentasi
a. Dokumen Primer. Dokumen primer adalah dokumen yang informasi tentang hasil-hasil penelitian asli langsung dari sumbernya. Misal : Laporan penelitian, disertasi, kertas kerja
b. Dokumen Sekunder. Dokumen sekunder adalah dokumen yang memberikan informasi tentang literatur primer. Dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.
c. Dokumen Tersier. Dokumen tersier adalah dokumen yang memberikan informasi tentang literatur sekunder. Misal : buku, teks panduan literatur, bibliografi.  
 
 
 
 
 
 
 
 

1.3 Jenis-jenis Surat

1.3.4 Jenis surat berdasarkan proses penyelesaiannya
Berdasarkan proses penyelesaiannya, surat dibagi menjadi menjadi 3 macam, yaitu surat sangat segera, surat segera, dan surat biasa.
A. Surat sangat segera
     Surat sangat segera adalah surat dengan pengirimannya mendapat prioritas pertama agar segera sampai kepada penerimanya.
B. Surat segera
     Surat segera adalah surat yang harus segera disampaikan kepada penerimanya, tetapi bukan berarti yang mendapat prioritas pertama.
C. Surat biasa
     Surat biasa adalah surat yang harus disampaikan kepada penerimanya, tetapi tidak mendapat prioritas utana seperti yang terjadi pada surat sangat segera dan surat segera.

1.3.5 Jenis surat berdasarkan jumlah penerimanya
Jenis surat berdasarkan jumlah penerimanya atau sasaran yang dituju dapat dibagi menjadi 3 macam, yaitu surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.
A. Surat biasa
     Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang atau kepada seorang pejabat dalam suatu organisasi.
B. Surat ederan
     Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa pejabat atau beberapa orang tertentu.
C. Surat pengumuman
     Surat pengumuman adalah surat yang memuat berita untuk sejumlah orang atau pejabat yang namanya tidak disebutkan satu per satu.

1.3.6 Jenis surat berdasarkan maksud dan tujuannya
Berdasarkan maksud dan tujuannya, surat dapat dibagi menjadi beberapa macam, seperti surat pemberitahuan, surat perintah, surat instruksi, surat permohonan, surat panggilan, surta peringatan, surat pengantar, surat penawaran, surat pesanan, surat pengiriman barang.
A. Surat pemberitahuan
     Surat pemberitahuan adalah surat yang mempunyai maksud untuk memberitahukan tentang segala hal yang menyangkut kepentingan bersama.
B. Surat perintah
     Surat perintah adalah surat yang mempunyai maksud memberi perintah kepada bawahan dengan tujuan untuk melaksanakan tugas di luar pekerjaan rutin. 
C. Surat instruksi
     Surat instruksi pada dasarnya, pengertiannya sama dengan surat perintah.
D. Surat permohonan
     Surat permohonan adalah surat yang mempunyai maksud untuk memohon suatu hal, seperti memohon untuk cuti, memohon untuk memakai suatu kendaraan milik perusahaan, dan lain sebagainya dengan tujuan untuk kepentingan pribadi maupun untuk kepentingan bersama.
E. Surat panggilan
     Surat panggilan adalah surat yang mempunai maksud untuk memangggil seseorang dengan tujuan tertentu bergantung pada siapa yang memanggilnya dan untuk keperluan apa seseorang memanggil orang tersebut.
F. Surat peringatan
    Surat peringatan adalah surat yang diberikan kepada seseorang dengan maksud untuk memberi peringatan kepada orang yang bersangkutan karena orang tersebut melakukan sesuatu yang melanggar ketentuan. Biasanya surat peringatan ini diberikan sebanyak 3 kali kepada orang yang bersangkutan.
G. Surat pengantar
     Surat pengantar adalah surat yang diberikan kepada suatu instansi tertentu dengan maksud memberi suatu pengantar apabila orang atau barang telah sampai kepada instansi yang dimaksud.
H. Surat tugas
     pengertian surat tugas itu sama dengan pengertian surat perintah dan surat instruksi
I. Surat keputusan
    Surat keputusan adalah surat yang dibuat oleh pejabat yang berwenang dengan maksud memberi suatu keputusan mengenai hal-hal yang dianggap penting dan perlu dengan tujuan agar dapat dilaksanakan secepat mungkin.
J. Surat Penawaran
    Surat penawaran adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh penjual kepada calon pembeli untuk menawarkan barnag atau jasa. Penawaran barang atau jasa dari penjual kepada calon pembeli terjadi karena adanya permintaan penawaran dari calon pembeli atau dapat juga tanpa adanya permintaan penawaran dari calon pembeli.
K. Surat pesanan
     Surat pesanan adalah surat yang dibuat dengan maksud dan tujuan untuk memesan barang atau jasa kepada pihak penjual dengan menyebutkan kriteria barang yang diinginkan.
L. Surat pengiriman barang
     Surat pengiriman barang adalah surat yang dibuat dengan maksud dan tujuan agar pembeli mempunyai persiapan untuk penerimaan barang tersebut karena sangat mungkin apabila barang pesanan tersebut memerlukan tempat penyimpanan (tempat barang) khusus.

1.3.7 Jenis surat berdasarkan dinas pos surat
Berdasarkan dinas pos surat, maka surat dapat dibagi menjadi 5 macam, yaitu surat kilat khusus, surat kilat, surat biasa, surat tercatat, dan surat berharga.
A. Surat kilat khusus
     Surat kilat khusus adalah surat yang harus secepatnya disampaikan kepada pengirimanya secara tercatat. Surat jenis ini dikirimkan paling dahulu dan biasanya dibuatkan resinya sebagai tanda bukti pengirimannya. Pengiriman surat kilat khusus ini biasanya hanya dapat dilayani pada kantor pos besar.
B. Surat kilat
    Surat kilat adalah surat yang hrus secepatnya disampaikan kepada penerimannya secara biasa. Surat ini harus didahulukan dibandingkan dengan surat biasa lainnya, tetapi tidak secara tercatat. Pengirimannya dapat dilayani di setiap kantor pos.
C. Surat biasa
     Surat biasa adalah surat yang harus disampaikan kepada penerimannya secara biasa menggunakan sampul biasa dan biayanya relatif lebih murah. Pengiriman surat jenis ini berdasarkan urutan surat yang ada.
D. Surat tercatat
   Surat tercatat adalah surat yang cara pengirimannya biasa, tetapi ada tanda bukti pengiriman yang diberikan kepada pengirim surat. Pengiriman surat tersebut dicatat oleh pegawai pos.
E. Surat berharga
     Surat berharga adalah surat yang dapat dipercaya kebenarannya, seperti akte kelahiran, akte tanah, surat perjanjian, sertifikat tanah, dan surat ijin mendirikan bangunan.


Proser Dokumen-dokumen Kantor

1.1 Pengertian surat-menyurat

         Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002), kata "surat" mempunyai arti kertas yang bertulis atau secarik kertas sebagai tanda atau keterangan, sesuatu yang ditulis. Jadi, surat adalah alat komunikasi tertulis yang disampaikan dari satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau perusahaan.
Kriteria dalam membuat surat perlu memenuhi beberapa kriteria di antaranya:

  1. surat dibuat dalam bentuk yang menarik;
  2. surat dibuat dengan bahasa yang mudah dimengerti, tidak bertele-tele, dan menggunakan bahasa yang baik dan benar;
  3. hindari penggunaan kata/kalimat yang tidak perlu dan kata/kalimat yang dapat membingungkan pihak penerima;
  4. isi surat langsung pada pokok permasalahan; dan 
  5. bahasa yang digunakan santun dan menarik.     
surat-menyurat atau korespondensi adalah hubungan komunikasi tertulis yang dilakukan secara terus-menerus, secara timbal balik antara yang satu dengan yang lainnya.
Dalam ruang lingkup organisasi, korespondensi dapat dibagi menjadi 2 macam.
  1. Korespondensi ekstern, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh organisasi dengan pihak luar. Misalnya surat-menyurat antara Perusahaan Galaxy dengan Dinas Pendidikan Nasional di Jakarta.
  2. Korespondensi intern, yaitu hubungan surat-menyurat antarpejabat dalam sebuah organisasi/kantor dan antarkantor cabang dan pusat atau sebaliknya. Misalnya surat-menyurat antara pejabat direksi dengan bawahannya para manajer di bawahnya.
1.2 Tujuan dan Fungsi Surat
A. Tujuan surat
      Tujuan membuat surat adalah:

  1. Untuk menyampaikan pesan/informasi;
  2. untuk memperlancar arus informasi; dan
  3. untuk membuat si penerima paham dan mengerti terhadap isi surat sehingga komunikasi dapat berkelanjutan.
B. Fungsi surat
Di samping tujuan di atas, surat sebagai alat komunikasi mempunyai 7 fungsi.

  1. Sebagai wakil atau duta si penulis dan pengirim surat
  2. Alat pengingat/berpikir
  3. Bukti tertulis
  4. Dokumen historis
  5. Jaminan keamanan
  6. Pedoman dan dasar bertindak.
  7. Alat promosi
1.3 Jenis-jenis surat

Surat-surat dapat dikelompokkan berdasar pada sifat surat, wujud surat, keamanan isinya, proses penyelesaiannya, jumlah penerima atau sasarannya, maksud dan tujuannya, serta dinas pos.

1.3.1 Jenis Surat berdasarkan sifatnya

Berdasarkan sifatnya surat dapat dibagi menjadi 5 macam, yaitu surat pribadi, surat niaga, surat sosial, dan surat resmi.

A. Surat pribadi (Prive)
     Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang (atas nama pribadi) yang berisi tentang hal-hal yang bersifat pribadi. Surat pribadi dibagi menjadi 2 macam, yaitu surat pribadi yang bersifat kekeluargaan (misal surat dari anak kepada orang tuanya, surat perkenalan seseorang, surat dari dan untuk saudara, dan sebagainya) dan surat pribadi yang bersifat resmi (misal: surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin tidak masuk kerja/sekolah, surat dari seorang pegawai yang isinya tentang permohonan cuti, dan sebagainya). Surat pribadi yang bersifat resmi dapat disebut pula surat setengah resmi.

B. Surat niaga
     Surat niaga adalah surat yang terdapat dalam dunia bisnis atau dunia niaga atau surat yang dibuat dan dikirim dari satu badan usaha ditujukan kepada Badan Usaha lainnya. Contoh: surat perkenalan. surat permintaan penawaran, surat penawaran.

C. Surat dinas pemerintah
     Surat dinas pemerintah adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinya mengenai soal kedinasan. Surat dinas disebut juga dengan surat jabatan karena surat tersebut dibuat dan ditandatangani seseorang atas nama jabatannya dalam suatu instansi (bukan atas pribadi). Contoh : surat tugas, surat instruksi, surat perintah, surat keputusan, dan sebagainya.

D. Surat sosial
     Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial yang isinya tentang kegiatan sosial bukan mencari keuntungan semata-mata.

E. Surat dinas swasta
     Adalah surat yang dipergunakan oleh instansi swasta yang isinya menyangkut kepentingan instansi swasta tersebut. Contoh : surat undangan rapat rutin/berkala, surat panggilan pegawai, surat peringatan untuk pegawai.

1.3.2 Jenis surat berdasarkan wujudnya

Berdasarkan wujudnya (secara fisiknya), surat dapat dibagi menjadi 5 macam, yaitu kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum dan nota, telegram dan teleks.

A. Kartu pos
     Kartu pos adalah selembar kertas karton tipis yang berukuran 10 x 15 cm yang digunakan untuk menulis surat yang isinya singkat dan tidak bersifat rahasia. Kartu pos dikeluarkan oleh Perum Pos dan Giro atau pihak swasta.
Contoh Katu Pos


B. Warkat pos
      Warkat pos adalah sehelai kertas yang dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat dapat berupa amplop dan apabila dibuka di dalamnya dapat digunakan untuk menulis surat. Warkat pos hanya dikeluarkan oleh Perum Pos dan Giro. Warkat pos ini terdiri dari 2 bagian, yaitu:
  1. Bagian luar surat mempunyai 2 fungsi, yaitu:
a. Bagian depan berfungsi untuk menulis alamat yang dituju; dan
b. bagian belakang berfungsi untuk menulis alamat si pengirim. 
   2. Bagian dalam surat berfungsi untuk menulis isi/berita surat sehingga kalau sudah dilipat terlihat seperti amplop surat.

C. Surat bersampul
     Surat bersampul adalah surat yang isinya ditulis dalam lembaran-lembaran kertas terpisah, kemudian dilipat dan disimpan/dimasukkan dalam sampul tertutup/amplop. Ada 3 kegunaan sampul surat ialah:

  1. Menjaga agar isi surat tidak terbaca oleh orang yang tidak berkepantingan;
  2. Mengemas surat/berita yang terdiri dari beberapa lembar; dan
  3. Sebagai alasan kesopanan/kepantasan.
D. Memorandum dan nota
     Memorandum dan nota adalah surat yang hanya berlaku (digunakan) untuk intern kantor atau suatu organisasi yang berisi tentang permintaan dan pemberian informasi dan petunjuk.

Perbedaan antara Memorandum dan nota terletak pada siapa yang membuatnya dan kepada siapa memo dan nota tersebut ditujukan.
Memo dibuat oleh pejabat yang lebih tinggi, yang ditujukan kepada bawahan atau sebaliknya maupun kepada pejabat yang setaraf. Sedangkan, nota dibuat oleh pejabat yang lebih tinggi kepada bawahannya atau antarpejabat yang setaraf dalam suatu kantor. 
Kertas untuk memo dan nota umumnya berukuran setengah folio atau setengah kuarto.

E. Telegram dan teleks
     Telegram adalah surat/berita yang dikirim dari jarak jauh. Sedangkan, teleks adalah pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh.

1.3.3 Jenis surat berdasarkan keamanan isinya

Berdasarkan keamanan isinya, surat digolongkan menjadi 4 macam, yaitu surat sangat rahasia, surat rahasia, surat konfidental (terbatas), dan surat biasa.

A. Surat sangat rahasia
     Surat sangat rahasia adalah surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang yang tidak berkepantingan dan biasanya berkaitan dengan dokumen-dokumen yang berhubungan erat dengan keamanan negara. Contoh : Lembar soal ebtanas maupun dokumen negara lainnya.

B. Surat rahasia  
     Surat biasa adalah surat yang isinya tidak boleh dibaca oleh orang yang tidak boleh dibaca oleh orang yang tidak berkepentingan karena mengandung kerahasiaan. Surat rahasia diberi kode RHS atau R.

C. Surat konfidental (terbatas)
     Surat konfidental adalah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh pejabat yang bersangkutan.

D. Surat biasa
     Surat biasa adalah surat yang isinya boleh diketahui oleh orang lain karena tidak menimbulkan kerugian siapa saja yang membacanya.