1.4 Perlengkapan Surat

Perlengkapan surat yang harus disiapkan yaitu kertas surat dan amplop/sampul suratnya.
1.4.1 Kertas surat
     
Jenis kertas surat
Kegunaan
Kertas HVS (Hout Vnij Schrift)
Untuk mengetik surat yang asli
Kertas doorslag
Untuk tindasan/tembusan surat
Kertas union skin
Untuk membuat dan mengirim surat ke luar negeri
Kertas stensil
Untuk membuat surat dalam jumlah banyak yang diperbanyak dengan menggunakan kertas stensil.
Kertas buram
Untuk membuat konsep surat
Kertas duplikator
Untuk membuat surat dalam jumlah banyak
Kertas manila
Untuk membuat surat yang menggunakan tulis tangan (manual).

1.4.2 Sampul surat (amplop)
A. Sampul surat biasa.
     Sampul surat biasa adalah sampul surat yang tidak menggunakan lem/perekat, karena dianggap isi surat tidak rahasia dan tidak akan menyebabkan apa pun jika terbaca oleh orang lain.



B. Sampul surat berperekat
     Sampul surat berperekat adalah sampul surat yang diberi lem/perekat, sehingga apabila surat sudah dimasukkan ke dalamnya sampul dapat ditutup tanpa harus memberi lem/perekat lagi.

C. Sampul Keamanan (security)
     Sampul keamanan adalah sampul adalah sampul yang pada bagian penutupnya diberi lem/perekat dan diberi goresan-goresan sehingga saat sampul surat telah ditutup (direkat), jika dibuka kembali akan mengakibatkan sampul surat rusak.

D. Sampul surat berjendela
     Sampul surat berjendela adalah sampul surat yang dibuat berlubang bagian depannya, kemudian dilapisi kertas kaca/transparan. Tujuan dari sampul berjendela, yaitu :


  • tidak perlu membuat alamat luar karena sudah terlihat alamat dalam melalui jendela yang telah dibuat.
  • agar alamat surat tidak dapat diganti oleh pihak yang tidak berkepentingan.
E. Sampul surat berkancing dan bertali
     Sampul surat berkancing dan bertali adalah sampul surat yang diberi dua buah kancing atau satu kancing dan diberi tali pada bagian tutupnya.

   

 

G. Sampul surat berjepit dan berlubang
     Sampul berjepit dan berlubang adalah sampul yang diberi lubang pada bagian penutupnya dan penjepit bagian atas belakang, sehingga akan tertutup jika penjepitnya dimasukkan ke dalam lubang bagian tutup sampulnya. Jenis sampul ini digunakan untuk mengirim surat dan dokumen yang berukuran besar.

1.4.3 Lipatan Surat
A. Berdasarkan tradisi
    1. Lipatan Prancis pada mulanya dipakai orang Prancis, terutama oleh kalangan raja-raja. Hal ini sekarang dipakai di kalangan dunia usaha.
     2. Lipatan Baron banyak dipakai di Inggris. Kata Baron berasal dari gelar kebangsawanan di Inggris. Sekarang banyak dipakai untuk rapat dinas atau surat-surat yang memakai sampul panjang.

B. Berdasarkan lipatan teknis
     1. Lipatan Baku = standard fold.
       Model lipatan in, kita dapat melipat kertas surat jadi tiga bagian yang sama. Lipatan ini dapat dibuat sedemikian rupa sehingga ketika membuka surat kita dapat melihat bagian kepala dan alamat surat.       
     2. Lipatan akordion = accordion fold.
      Lipatan akordion merupakan bentuk lain atau variasi dari lipatan baku. Perbedaannya terletak pada ujung atas dan ujung bawah surat yang diletakkan pada bagian luar lipatan. Lipatan model ini lebih mudah dibuka.
  3. Lipatan baku rendah = low standard fold
     Lipatan ini sama dnegan lipatan baku. Perbedaannya terletak pada kertas bagian atas dilipat lebih kecil dengan tujuan untuk menampakkan bagian kepala surat.
  4. Lipatan akordion rendah = low accordion fold
     Lipatan ini pada dasarnya sama seperti akordion. Perbedannya terletak pada lipatan kertas bagian atas yang hanya dilipat setengahnya dari lipatan yang dibuat pada jenis akordion dengan tujuan untuk memisahkan bagian kepala surat dari tubuh surat.
   5. Lipatan ganda sejajar = parallel double fold
       Membuat lipatan ganda sejajar dengan cara melipat kertas menjadi dua bagian yang sama panjang.
   6. Lipatan tunggal = single fold
       Disebut dnegan lipatan tunggal karena kertas surat hanya dilipat satu kali. Lipatan semacam ini dibuat apabila kertas surat dalam ukuran kecil. Cara ini dpaat pula dibuat pada kertas ukuran folio atau kuarto, tetapi sampul suratnya berukuran besar. 
          


Tidak ada komentar:

Posting Komentar