1.1 Pengertian surat-menyurat
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002), kata "surat" mempunyai arti kertas yang bertulis atau secarik kertas sebagai tanda atau keterangan, sesuatu yang ditulis. Jadi, surat adalah alat komunikasi tertulis yang disampaikan dari satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau perusahaan.
Kriteria dalam membuat surat perlu memenuhi beberapa kriteria di antaranya:
- surat dibuat dalam bentuk yang menarik;
- surat dibuat dengan bahasa yang mudah dimengerti, tidak bertele-tele, dan menggunakan bahasa yang baik dan benar;
- hindari penggunaan kata/kalimat yang tidak perlu dan kata/kalimat yang dapat membingungkan pihak penerima;
- isi surat langsung pada pokok permasalahan; dan
- bahasa yang digunakan santun dan menarik.
surat-menyurat atau korespondensi adalah hubungan komunikasi tertulis yang dilakukan secara terus-menerus, secara timbal balik antara yang satu dengan yang lainnya.
Dalam ruang lingkup organisasi, korespondensi dapat dibagi menjadi 2 macam.
- Korespondensi ekstern, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh organisasi dengan pihak luar. Misalnya surat-menyurat antara Perusahaan Galaxy dengan Dinas Pendidikan Nasional di Jakarta.
- Korespondensi intern, yaitu hubungan surat-menyurat antarpejabat dalam sebuah organisasi/kantor dan antarkantor cabang dan pusat atau sebaliknya. Misalnya surat-menyurat antara pejabat direksi dengan bawahannya para manajer di bawahnya.
A. Tujuan surat
Tujuan membuat surat adalah:
- Untuk menyampaikan pesan/informasi;
- untuk memperlancar arus informasi; dan
- untuk membuat si penerima paham dan mengerti terhadap isi surat sehingga komunikasi dapat berkelanjutan.
B. Fungsi surat
Di samping tujuan di atas, surat sebagai alat komunikasi mempunyai 7 fungsi.
- Sebagai wakil atau duta si penulis dan pengirim surat
- Alat pengingat/berpikir
- Bukti tertulis
- Dokumen historis
- Jaminan keamanan
- Pedoman dan dasar bertindak.
- Alat promosi
Surat-surat dapat dikelompokkan berdasar pada sifat surat, wujud surat, keamanan isinya, proses penyelesaiannya, jumlah penerima atau sasarannya, maksud dan tujuannya, serta dinas pos.
1.3.1 Jenis Surat berdasarkan sifatnya
Berdasarkan sifatnya surat dapat dibagi menjadi 5 macam, yaitu surat pribadi, surat niaga, surat sosial, dan surat resmi.
A. Surat pribadi (Prive)
Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang (atas nama pribadi) yang berisi tentang hal-hal yang bersifat pribadi. Surat pribadi dibagi menjadi 2 macam, yaitu surat pribadi yang bersifat kekeluargaan (misal surat dari anak kepada orang tuanya, surat perkenalan seseorang, surat dari dan untuk saudara, dan sebagainya) dan surat pribadi yang bersifat resmi (misal: surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin tidak masuk kerja/sekolah, surat dari seorang pegawai yang isinya tentang permohonan cuti, dan sebagainya). Surat pribadi yang bersifat resmi dapat disebut pula surat setengah resmi.
B. Surat niaga
Surat niaga adalah surat yang terdapat dalam dunia bisnis atau dunia niaga atau surat yang dibuat dan dikirim dari satu badan usaha ditujukan kepada Badan Usaha lainnya. Contoh: surat perkenalan. surat permintaan penawaran, surat penawaran.
C. Surat dinas pemerintah
Surat dinas pemerintah adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinya mengenai soal kedinasan. Surat dinas disebut juga dengan surat jabatan karena surat tersebut dibuat dan ditandatangani seseorang atas nama jabatannya dalam suatu instansi (bukan atas pribadi). Contoh : surat tugas, surat instruksi, surat perintah, surat keputusan, dan sebagainya.
D. Surat sosial
Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial yang isinya tentang kegiatan sosial bukan mencari keuntungan semata-mata.
E. Surat dinas swasta
Adalah surat yang dipergunakan oleh instansi swasta yang isinya menyangkut kepentingan instansi swasta tersebut. Contoh : surat undangan rapat rutin/berkala, surat panggilan pegawai, surat peringatan untuk pegawai.
1.3.2 Jenis surat berdasarkan wujudnya
Berdasarkan wujudnya (secara fisiknya), surat dapat dibagi menjadi 5 macam, yaitu kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum dan nota, telegram dan teleks.
A. Kartu pos
Kartu pos adalah selembar kertas karton tipis yang berukuran 10 x 15 cm yang digunakan untuk menulis surat yang isinya singkat dan tidak bersifat rahasia. Kartu pos dikeluarkan oleh Perum Pos dan Giro atau pihak swasta.
Contoh Katu Pos
B. Warkat pos
Warkat pos adalah sehelai kertas yang dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat dapat berupa amplop dan apabila dibuka di dalamnya dapat digunakan untuk menulis surat. Warkat pos hanya dikeluarkan oleh Perum Pos dan Giro. Warkat pos ini terdiri dari 2 bagian, yaitu:
- Bagian luar surat mempunyai 2 fungsi, yaitu:
a. Bagian depan berfungsi untuk menulis alamat yang dituju; dan
b. bagian belakang berfungsi untuk menulis alamat si pengirim.2. Bagian dalam surat berfungsi untuk menulis isi/berita surat sehingga kalau sudah dilipat terlihat seperti amplop surat.
C. Surat bersampul
Surat bersampul adalah surat yang isinya ditulis dalam lembaran-lembaran kertas terpisah, kemudian dilipat dan disimpan/dimasukkan dalam sampul tertutup/amplop. Ada 3 kegunaan sampul surat ialah:
- Menjaga agar isi surat tidak terbaca oleh orang yang tidak berkepantingan;
- Mengemas surat/berita yang terdiri dari beberapa lembar; dan
- Sebagai alasan kesopanan/kepantasan.
D. Memorandum dan nota
Memorandum dan nota adalah surat yang hanya berlaku (digunakan) untuk intern kantor atau suatu organisasi yang berisi tentang permintaan dan pemberian informasi dan petunjuk.
Perbedaan antara Memorandum dan nota terletak pada siapa yang membuatnya dan kepada siapa memo dan nota tersebut ditujukan.
Memo dibuat oleh pejabat yang lebih tinggi, yang ditujukan kepada bawahan atau sebaliknya maupun kepada pejabat yang setaraf. Sedangkan, nota dibuat oleh pejabat yang lebih tinggi kepada bawahannya atau antarpejabat yang setaraf dalam suatu kantor.
Kertas untuk memo dan nota umumnya berukuran setengah folio atau setengah kuarto.
E. Telegram dan teleks
Telegram adalah surat/berita yang dikirim dari jarak jauh. Sedangkan, teleks adalah pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh.
1.3.3 Jenis surat berdasarkan keamanan isinya
Berdasarkan keamanan isinya, surat digolongkan menjadi 4 macam, yaitu surat sangat rahasia, surat rahasia, surat konfidental (terbatas), dan surat biasa.
A. Surat sangat rahasia
Surat sangat rahasia adalah surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang yang tidak berkepantingan dan biasanya berkaitan dengan dokumen-dokumen yang berhubungan erat dengan keamanan negara. Contoh : Lembar soal ebtanas maupun dokumen negara lainnya.
B. Surat rahasia
Surat biasa adalah surat yang isinya tidak boleh dibaca oleh orang yang tidak boleh dibaca oleh orang yang tidak berkepentingan karena mengandung kerahasiaan. Surat rahasia diberi kode RHS atau R.
C. Surat konfidental (terbatas)
Surat konfidental adalah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh pejabat yang bersangkutan.
D. Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya boleh diketahui oleh orang lain karena tidak menimbulkan kerugian siapa saja yang membacanya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar